Tecnologia para pequenas empresas: como ela pode ser útil?

A tecnologia tornou-se indispensável para várias atividades no século XXI. O empreendedorismo não ficou de fora. Com apoio tecnológico, empresas atingem níveis de competitividade antes nunca imaginados. Sistemas, aplicativos e demais funcionalidades trazidas com o desenvolvimento aumentam os níveis de segurança e garantem mais agilidade nos processos.

Confira agora a importância da tecnologia para pequenas empresas e como ela pode ajudar seu negócio em quatro pontos:

• Diminuindo custos e elevando receitas;

• O que é uma nuvem?;

• Aplicativos e programas e funcionalidades indispensáveis;
• Parceiros que ofertam tecnologia.

O apoio da tecnologia para as pequenas empresas

1. Diminuindo custos e elevando receitas

Em tempos difíceis para a economia brasileira, reduzir custos é sempre um objetivo. A tecnologia pode ser uma ferramenta para o pequeno empreendedor atingir essa meta.

Os meios de pagamento eletrônico são uma dessas facilidades ofertadas pela tecnologia. Se antigamente era caro investir em uma “maquininha” que recebe pagamentos em cartões de crédito e débito, hoje é  possível contratar esse tipo de serviço e adequá-lo à realidade do seu negócio. Há diversas possibilidades a partir da quantidade de vendas, bandeiras de cartões e taxas pelo serviço que variam de acordo com o tamanho do empreendimento.

Essa alternativa aumenta a quantidade de vendas – “você passa cartão?” é pergunta comum – a partir de um investimento baixo ou nulo, a depender do modelo escolhido. Esse, entretanto, não é o único benefício da tecnologia para diminuir custos ou elevar receitas.

Outra funcionalidade trazida pela tecnologia que pode auxiliar nesse sentido são os softwares de gerenciamento de equipe. Alinhar os processos entre setores distintos ou mesmo dentro de uma equipe facilita o cumprimento de prazos e, por consequência, o atingimento das metas e entrega de projetos. Há alternativas gratuitas disponíveis na internet que podem colocar sua equipe em uma sintonia que antes não seria possível.

2. O que é uma nuvem?

No mesmo movimento de se ganhar eficiência, há uma outra tecnologia que pode ser de grande ajuda. A expressão “arquivo na nuvem” se refere ao termo em inglês “cloud computing”, que é basicamente a utilização da memória de computadores que se conectam pela internet para compartilhar informação. Parece complicado, mas não é. Se você sabe salvar arquivos no seu computador, vai tirar de letra fazer isso na nuvem. A diferença é que você não vai ocupar espaço diretamente na sua máquina – deixando seu computador mais rápido – e ainda pode acessar os arquivos de qualquer lugar – desde que tenha acesso à internet.

Essa novidade – que já não é tão novidade assim, dado que seu boom aconteceu em 2016 – possibilitou a criação de serviços que disponibilizam informação em qualquer momento, a partir de qualquer lugar e sem a necessidade de instalar programas ou baixar arquivos para o seu computador. Assim, é possível trabalhar em equipe, compartilhar arquivos ou construí-los e editá-los em tempo real mesmo estando muito distante de seus pares.

O uso de um sistema em nuvem possibilita, por exemplo, que se ganhe agilidade para encontrar informações ou desenvolver projetos. Setores como o financeiro e o RH se valem de recursos disponíveis em nuvens para diminuir custos e ganhar eficiência em processos de gestão. E nunca é demais lembrar: tempo é dinheiro.

3. Aplicativos e programas e funcionalidades indispensáveis Virtualização

Em vez  de comprar 10 computadores, que tal investir em um único computador e fazê-lo operar como vários sistemas operacionais ao mesmo tempo? Isso é possível com a virtualização. Adicionando-se mouses, teclados e monitores, é possível fazer uma única máquina atender a vários funcionários em “computadores virtuais” em um mesmo sistema. Economiza-se dinheiro e ganha-se em eficiência com uma única ação.

Software de gestão integrada

Sistema normalmente aplicado em média escala, os softwares de gestão integrada podem oferecer grande ajuda para as pequenas empresas. A partir da integração entre setores e dados, os Sistemas de Gestão Integrada (SGI) permitem ter visão geral de áreas tão distintas quanto financeiro, comercial, contabilidade e recursos humanos. Com informação disponível em tempo real, é possível pautar a tomada de decisões em indicadores mais precisos e, assim, ganha-se eficiência nas entregas.

Aplicativos

Ações que tomam muito tempo podem ser um problema no pequeno negócio. Afinal, a equipe costuma ser enxuta e qualquer atividade mais demorada pode minar o tempo qualitativo necessário para que o negócio siga em frente. Atualização de dados cadastrais, pagamentos a fornecedores, planejamento de estoque, gerenciamento de vendas ou agendamento de prestação de serviços podem ser facilitados com aplicativos ou aplicações.

Notas fiscais precisam ser controladas pelo empreendedor e dar conta de todos esses documentos pode ser complicado. Há aplicativos que organizam esse tipo de documento – e muitos outros – a partir de filtros variados, permitindo que você volte sua atenção para processos mais determinantes de tomada de decisão.

Atividades como conferência de estoque podem ser feitas em tempo real com possibilidade de se visualizar tudo na tela de um celular em qualquer lugar do mundo, por exemplo. Por outro lado, soluções personalizadas para o seu negócio podem exigir um investimento alto em tecnologia. Portanto, programe-se para dar esses saltos de inovação e garanta que os resultados vão pagar o investimento.

4. Parceiros que ofertam tecnologia

Se não for possível investir em tecnologia por conta própria, que tal contar com parcerias? Proponha uma permuta envolvendo os seus serviços e receba em troca apoio tecnológico. Pode ser que alguma empresa parceira lhe oferte um Sistema de Gestão Integrada, o desenvolvimento de um aplicativo, a formatação do seu site de vendas ou até a aplicação de tecnologias inovadoras que podem mudar o rumo do seu negócio.

Mas como eu coloco tudo isso em prática?

As soluções apresentadas acima não são respostas universais para os desafios do empreendedor de pequenas empresas. Antes de tentar colocar algum desses pontos em prática, tenha em mente quais são as prioridades do seu negócio.

Eu preciso de soluções que diminuam os custos ou aumentem as receitas? É preciso ganhar agilidade? Meus clientes têm necessidades diferentes das que eu pensava? Há algumas destas soluções que eu ainda não conhecia? Será que é possível encontrar repostas para os meus problemas em parcerias com clientes ou fornecedores?

Agora que você conhece algumas tecnologias que podem ser úteis para pequenas empresas, conta pra gente nos comentários as que você vai passar a usar no seu negócio.