Produtividade em alta: como produzir mais sem aumentar a equipe

Empreender, trabalhar por conta própria e ser seu próprio chefe é o sonho de muitos brasileiros. Com o passar do tempo, por outro lado, é comum sentir necessidade de contratar ajudantes para tocar o seu negócio, mas nem sempre isso cabe em seu orçamento. Confira algumas dicas para aumentar a produtividade e lucrar mais sem precisar contratar ninguém.

Pequenas empresas – alta produtividade – e grandes negócios

A sua empresa não precisa ter vários funcionários para atingir altos níveis de produtividade e eficiência. Com pequenos ajustes em processos e apoio de ferramentas baratas – e até gratuitas – é possível fazer mais sem precisar investir na contratação de outros profissionais em sua empresa.

Com estas dicas, você vai conseguir encontrar uma solução para lucrar ainda mais.

1) Vantagens de ter uma equipe pequena

Nem tudo relacionado ao universo das pequenas empresas é uma pedra no caminho. E é esse vai ser o ponto de partida para encontrar uma alternativa a aumentar o seu time: valorize as qualidades do seu negócio como ele é agora.

Estudos promovidos pelo instituto Gallup – grupo que realiza pesquisas de opinião nos EUA – indicam que 42% das pessoas que trabalham em pequenas empresas com até 10 funcionários se sentem engajadas no projeto. Em grandes companhias, o índice cai para apenas 30%.

Quando há menos pessoas trabalhando juntas, a sensação de que a sua função é importante para o futuro da empresa aumenta. Consequentemente, a dedicação individual para atingir objetivos também é maior e ganha-se em produtividade.

Outra vantagem é a praticidade para se comunicar com equipes menores. Quanto menos pessoas, menos tarefas. Se há menos tarefas, há menos processos e correções a fazer no dia a dia. Consequentemente, a produção acontece de maneira mais natural e os resultados podem ser vistos mais facilmente no dia a dia.

2) Como aumentar a sua produtividade

Antes de pensar em maneiras de estimular seus funcionários, é preciso se dedicar a entender o que pode ser feito para aumentar a sua capacidade produtiva. Seguindo estes passos, você deve chegar lá:

• Separe um horário do dia para responder e-mails;
• Cuidado com o abuso de tempo gasto no telefone;
• Delimite um horário para começar e terminar o expediente;
• Estabeleça prioridades para o dia seguinte e
• Livre-se de distrações em seu escritório.

3) Como motivar os funcionários

O primeiro passo para estimular a sua equipe é definir metas claras e prazos realistas para cada um dos membros da sua equipe e para a equipe como um todo. Acerte as datas de entrega em conjunto com a sua equipe e não deixe a bomba explodir com eles.

Disposição para corrigir os rumos com dicas técnicas ou de produtividade ajuda a aumentar o envolvimento e influencia positivamente o rendimento do seu time. Por isso, nunca “dê broncas”; opte por ensinar e apresentar caminhos melhores.

Por fim, nunca é demais lembrar: todo mundo gosta de ser elogiado. Valorize os acertos e cumprimento de metas; isso estimula que os próximos passos sejam feitos com mais clareza e, consequentemente, eficiência.

4) Tecnologia para gerenciar processos

Aumentar a eficiência dos processos não é apenas uma questão subjetiva de motivação e dedicação. Há ferramentas que podem te ajudar a controlar a rotina, o andamento de projetos e a conclusão de tarefas em tempo real, integrando os membros da equipe e permitindo o acompanhamento das tarefas por todos os envolvidos. E o melhor: gratuitamente.

Trello

O Trello é uma das mais populares ferramentas de gestão de equipes e projetos. O programa é utilizado por pequenas e grandes empresas – como Google e Pixar – e aposta no visual intuitivo para levar eficiência aos processos da sua equipe.

Com esta ferramenta, você consegue delimitar tarefas com checklists e datas, compartilhar arquivos e integrar diversos membros de uma equipe em uma única plataforma. A ferramenta é gratuita e deve ser acessada pelo navegador da internet.

Runrun

O RunRun.it aposta na delimitação do tempo por atividade para aumentar a produtividade da equipe. A ferramenta promete que sua empresa será 25% mais produtiva caso seja adotada e o melhor: ela elabora indicativos a partir da cronometragem das tarefas que você distribui para a equipe e você pode determinar se aquela entrega realmente vale a pena.  

Asana

O Asana gerencia tarefas de maneira colaborativa e, assim como as demais plataformas, deve ser acessado por um navegador. É possível formar um grupo com os membros da sua equipe, dividir tarefas em colunas, delimitar prazos de entrega, atrelar demandas de diferentes pessoas e até compartimentar as etapas de um processo.

Motivação, engajamento e tecnologia vão te ajudar com a produtividade

Elevar os níveis de produtividade da sua equipe é uma missão com algumas etapas. Primeiro, é preciso valorizar os benefícios de se ter um time pequeno e fazer deles a base para as demais ações voltadas à melhoria de processos.

Depois, encontre aquilo que mina a sua produtividade e encontre uma solução. O passo seguinte é coordenar a rotina da equipe com prazos reais e metas claras. Por fim, se você puder contar com o auxílio de tecnologia para dar conta de tudo isso, a produtividade alta será uma consequência.

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