Gestão de documentos e sua importância para o sucesso do seu negócio

A gestão de documentos é um mecanismo para facilitar a organização dos arquivos e documentos do seu negócio. Veja como fazer de forma eficaz

A gestão de documentos é o nome dado aos processos que têm o objetivo de tornar mais fácil o manuseio dos registros de uma empresa. Assim, se reduzem as dificuldades quando houver necessidade de buscar dados importantes.

Essas medidas não só otimizam o uso da informação, mas também ajudam na preservação da memória do seu negócio. Portanto, manter os documentos organizados é fundamental, independentemente do porte ou área de atuação do empreendimento.

No começo, pode ser difícil entender quais são as perdas ou ganhos desse gerenciamento um tanto burocrático. No entanto, quando se compreende a importância dos registros para o negócio, fica mais fácil visualizar o lado positivo da organização.

Por isso, para ajudar, trouxemos neste post tudo o que você precisa saber sobre o assunto:

• O que é a gestão de documentos?
• Problemas na gestão de documentos;
• Qual é a importância e a vantagem da gestão de documentos?
• Como fazer uma gestão de documentos eficiente?
• Quais as principais ferramentas para a gestão de documentos? 
• Soluções de gestão de documentos oferecidas pelo Terra Empresas.

Tenha uma ótima leitura!

O que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos é uma operação que tem o propósito de produção, organização e armazenamento de registros. É por isso que, de modo geral, são mantidos em arquivos os documentos mais importantes e que a legislação estabelece que não podem ser descartados:

• Contratos;
• Alvarás e licenciamentos;
• Relatórios;
• Cadastro geral de empregados e desempregados;
• Relação anual de informações sociais (RAIS);
• Guia de Recolhimento do FGTS (Gefip). 

Problemas na gestão de documentos

A proposta da gestão de documentos é simplificar o trabalho de rotina, no que diz respeito à busca e localização de registros. Muitos precisam ser consultados e usados até mais de uma vez por dia, portanto, o acesso deve ser facilitado.

Os profissionais brasileiros perdem cerca de um mês por ano procurando informações em documentos arquivados. É o que mostrou uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD).

Por mais que se configure como uma atividade chata e burocrática, deixar de implementar uma boa gestão de documentos pode impactar os rumos do negócio. Veja, a seguir, as possíveis consequências de não organizar os documentos da forma correta.

Processos mais lentos

O jargão “tempo é dinheiro” se aplica diretamente ao processo de gestão de documentos. Afinal, documentação desorganizada significa perda de tempo, de eficiência e, consequentemente, de capital. Estima-se que cerca de 10% de todo o tempo perdido durante a jornada de trabalho deva-se à busca por documentos.

A missão do dono de um negócio é coordenar processos, práticas e equipes para garantir o bom funcionamento do empreendimento. Assim, esse processo de organização é mais do que o arquivamento em pastas e as consequências são maiores do que a perda de tempo, afetando diretamente a tomada de decisão. Isso porque cerca de 90% dos documentos fundamentais para a empresa costumam estar misturados aos demais itens dispensáveis.

Desde os anos 1980, com a Era da Informação, gestores podem contar com computadores para organizar os documentos digitalizados. Portanto, é mais fácil lidar com esse tipo de arquivo se houver a possibilidade de colocar na internet o que é essencial.

Riscos para a segurança

Documentos desorganizados podem ser um risco oculto no ambiente de trabalho, com o extravio das informações estratégicas e financeiras relacionadas ao negócio. Assim, com um sistema de informação digital mal estruturado, por exemplo, sua empresa pode ser hackeada.

Perda de competitividade

A falta de organização prejudica a competitividade do seu negócio. Saber onde encontrar relatórios, contratos, atas de reunião e demais registros aumenta a agilidade, assegurando eficiência aos procedimentos administrativos ou de produção.

Ter documentos disponíveis faz do processo de crescimento algo mais simples de acontecer. Afinal, a quantidade de informações a se gerenciar aumenta com o passar do tempo e a gestão desses dados será determinante para o futuro do negócio.

Qual é a importância e a vantagem da gestão de documentos?

O que sua empresa ganha com uma boa gestão de documentos? Mais do que pensar nas perdas, é importante focar nos benefícios de ter processos organizados e documentos que podem ser encontrados a qualquer momento.

Veja os pontos positivos dessa gestão a seguir.

Redução de custos

A primeira vantagem é que a gestão de documentos ajuda a filtrar o que deve, de fato, ser arquivado. Logo, se o seu processo ainda for manual, você terá uma boa redução de gastos com papel e impressão.

Sem contar que, ao filtrar, não precisa ter um grande espaço físico para o arquivamento e nem contratar uma pessoa só para essa atividade. Se for possível automatizar os arquivos, os custos serão ainda menores — mas falaremos sobre isso adiante.

Qualidade dos processos

A organização e o controle elevam o padrão de qualidade da gestão documental, uma vez que é possível criar uma forma personalizada de armazená-los. É possível, por exemplo, arquivar os documentos por assunto, por demanda, por área ou até mesmo prioridade.

Enquanto muitos documentos são consultados diariamente, outros pedem pesquisas semanais e há aqueles guardados para o caso de necessidade. Com a gestão, sempre que for preciso consultar um contrato, relatório ou cadastro, os documentos estarão disponíveis de imediato.

Tomada de decisão mais segura

Muitos dados e informações dos gestores e empreendedores são disponibilizados em documentos. Por sua vez, eles podem ser base para tomadas de decisão. É por isso que ter documentos acessíveis contribui para essa agilidade, permitindo decisões que coloquem seu negócio em vantagem competitiva. Afinal, o mercado não espera, e vencerá quem estiver preparado para agir rapidamente.

Se você precisa saber, por exemplo, quanto gastou no último mês em matéria-prima para investir em uma nova compra, terá mais chances de fechar uma proposta de venda com mais precisão.

Como fazer uma gestão de documentos eficiente?

Os benefícios trazidos pela gestão de documentos são muitos, mas, para efetivá-los, é preciso listar os tipos de registro. Assim, é possível eliminar aqueles que não contêm informações úteis, o que pode reduzir o volume de arquivos ou pastas a serem consultados.

Uma vez que foram definidos os tipos de documentos da empresa, é hora de padronizar o processo de arquivamento. Estabeleça critérios para caracterizar documentos a partir da necessidade do seu empreendimento e centralize tudo em uma base de consulta — isso vai facilitar o acesso à informação.

Será mais fácil manter documentos atualizados, demandas em andamento e cumprir os prazos graças a uma boa gestão de documentos. Assim que as etapas forem concluídas, você terá garantido agilidade, rastreamento e segurança às informações referentes ao seu empreendimento.

Na prática, seja no arquivo físico ou digital, você pode implementar um passo a passo para organizar os documentos do seu negócio. Veja a seguir!

Armazene em formato físico contratos com assinaturas

Por mais que a assinatura digital seja legalmente válida, é recomendável manter os contratos arquivados em local de fácil acesso. Se for necessário comprovar o acordo feito entre as partes, será mais fácil e rápido recorrer à versão impressa e assinada.

Livre-se de todo o tipo de documento sem informações úteis

A guarda de documentos sem importância só ocupa espaço, gera custo e dificulta a localização do que é prioridade. Portanto, trate de eliminar tudo que não contribuir para as decisões ou execução das atividades relacionadas ao negócio.

Atente-se aos prazos legais para armazenamento de cada tipo de documento

Os documentos tributários, fiscais, trabalhistas e financeiros têm prazos de armazenamento que vão de 90 dias até 5 anos, dependendo do tipo. Por isso, para recibos, comprovante de pagamento de contas de consumo ( água, luz, gás), impostos e notas fiscais, sempre consulte os órgãos competentes, como os códigos:

• Civil;
• De Defesa do Consumidor;
• Tributário Nacional;
• e Trânsito Brasileiro;
• Justiça Eleitoral.

Estabeleça uma rotina para digitalizar documentos físicos

Se a opção for guardar os documentos em arquivo digital, crie uma rotina de digitalização. Além de manter a organização, evita esquecimentos. Deixar de realizar o processo pode comprometer o futuro do negócio, se precisar buscar um documento que não esteja disponível de imediato.

Mantenha backups com as informações digitais

Ao digitalizar, fazer uma cópia de segurança dos documentos é altamente recomendável para não correr o risco de perder informações em caso de pane. Você pode fazer isso mantendo os documentos em nuvem, por exemplo, o que garante ter acesso, inclusive, de fora da empresa.

Quais são as principais ferramentas para a gestão de documentos? 

Embora muitas empresas ainda mantenham arquivos físicos para a gestão de documentos, o mercado já disponibiliza ferramentas digitais eficientes. A escolha depende da atividade, do volume de informações, da importância de cada documento e da obrigatoriedade de guarda.

As principais e mais utilizadas são as descritas a seguir.

Software de gestão eletrônica

Ter um software que permite a eficiência da gestão de documentos potencializa o desenvolvimento e crescimento do negócio. Afinal, trata-se de uma ferramenta de gestão empresarial que agrega valor, aumentando o controle e a organização dos processos institucionais.

Em uma solução de gestão eletrônica, você pode definir senhas, nível de acesso de usuários e autonomia de gerenciamento, por exemplo. São procedimentos que garantem maior segurança quanto aos riscos de perdas ou de alterações indesejadas.

Armazenamento em nuvem

Muitas pessoas ainda têm receio de arquivar documentos na nuvem. Isso, por temerem o risco de perda ou de serem vítimas de crimes virtuais. Contudo, esse é um meio seguro, que garante proteção quanto ao acesso de usuários não autorizados. Além disso, é um recurso cada vez mais usado.

Os arquivos são enviados a um servidor em um ambiente específico da empresa, e podem ser consultados a qualquer momento. É uma forma prática, com custo-benefício interessante e que agiliza o processo de gestão dos documentos, bem como as decisões dos gestores.

Quais soluções de gestão de documentos o Terra Empresas oferece? 

O Terra Backup é uma solução criada para simplificar e facilitar a gestão de documentos das empresas. Sejam de micro, médio ou grande porte. Com ela, você pode acessar, compartilhar e editar seus arquivos sempre que precisar.

Uma vez que libera espaço no computador e dispositivos móveis, o arquivamento em nuvem garante que seus documentos nunca sejam perdidos ou expirados. Você pode acessar de qualquer lugar com internet. Seja para consultar um contrato, fechar um negócio ou conferir um prazo. Com suporte 24 horas por dia e 500 GB de armazenamento, você pode compartilhar seus arquivos de forma sincronizada. Além disso, pode acessar de diferentes dispositivos.

Agora que já vimos que os registros de negócios são um dos bens mais valiosos que eles podem ter, organizar e estruturar arquivos é uma parte indispensável para o bom funcionamento de qualquer empresa. A gestão de documentos, quando feita de maneira inteligente, contribui para que todos os processos aconteçam com mais eficiência.

Não perca tempo e garanta já uma organização capaz de gerar mais competitividade e crescimento para o seu empreendimento.

Que você tenha muita agilidade e organização com essas dicas. Até breve!