4 dicas de como fazer a contabilidade de uma empresa pequena

Cá entre nós, ser dono do próprio negócio não é uma missão fácil. O milagre da multiplicação precisa acontecer todos os dias e não estamos falando de pão e vinho, mas sim de tempo que parece faltar para cumprir tantas tarefas.
Entre as responsabilidades cotidianas do empreendedor, a contabilidade aparece como uma peça importante para manter o negócio funcionando. Mas qual é exatamente seu papel e como fazer a contabilidade de uma empresa da melhor forma possível sem ficar perdido em meio a tantos conceitos e siglas?
Pode apostar, você não está sozinho nesses questionamentos! Muitos pequenos empreendedores têm essas dúvidas e é por isso que criamos esse texto. Aqui você vai encontrar as respostas e descobrir que pode ser bem mais simples do que imagina. Boa leitura!

O que faz a contabilidade de uma empresa?

Antes de mais nada, você precisa saber que toda empresa deve cuidar da sua contabilidade e que ela é obrigatória. Não se trata de algo opcional, uma vez que os documentos gerados pela área são exigidos por lei para verificar regularmente se a empresa está em dia e pagando os devidos impostos.
Por isso, contar com um serviço de qualidade é essencial. Ele precisa simplificar sua vida e não o contrário.
Essa é apenas a ponta do iceberg, pois fazer a contabilidade de empresas pequenas não precisa se limitar à parte técnica. Ela pode ir muito além, ajudando, inclusive, na parte estratégica. Confira as principais atribuições de um contador:

• orientação e escolha do regime tributário mais adequado para a empresa (o que pode levar a uma redução da carga tributária e aumento do lucro);
• elaboração e envio de documentos legais como balanço patrimonial, declarações, balancete, demonstração de resultado do exercício (DRE) etc.;
• manutenção do registro da empresa junto aos órgãos governamentais;
• garantia da conformidade com a legislação fiscal, trabalhista e previdenciária;
• fornecimento de dados para previsões financeiras como o fluxo de caixa (forma de prever como ficará o saldo final da empresa nos próximos meses);
• cálculo do capital de giro, ou seja, de quanto dinheiro é necessário para a empresa operar regularmente;
• precificação do produto, seja de serviço ou comércio, identificando o que levar em conta para chegar ao preço final;

• cálculo dos impostos sobre o faturamento com base na legislação tributária atual;
• cálculo da folha de pagamento dos funcionários observando as determinações da CLT e sindicatos;
• análise de indicadores financeiros.

Viu como a contabilidade pode fazer toda a diferença nos resultados da sua PME?

É claro que cada empresa apresenta uma necessidade diferente e nem todos os itens precisam ser desenvolvidos de uma vez, mas conhecer as possibilidades que o trabalho do contador oferece é importante para saber quando acioná-lo e pedir ajuda.  

Como fazer a contabilidade de uma empresa?

Já deu pra entender que fazer a contabilidade de uma empresa é super importante, certo?

Se agora o sentimento é de confusão e você não faz ideia por onde começar ou o que, de fato, precisa saber, fique tranquilo. Separamos algumas dicas que podem funcionar como um passo a passo para cuidar da contabilidade de pequenas empresas. Confira!

1. Entenda os tipos de pequenas empresas

A primeira dica é entender que existem diferentes tipos de empresas no Brasil e que a sua rotina contábil, incluindo aqui os impostos que você deve pagar, dependem do tipo, do porte e do regime tributário escolhido. Ter uma noção básica disso é importante para não fazer besteira e para poder confiar plenamente no seu contador.
Esteja você abrindo uma empresa agora ou argumentando com seu contador porque não entende o que ele fala, conhecimento é sempre bem-vindo.
Então, vamos lá! Quando falamos da natureza jurídica das empresas, as opções mais interessantes para pequenos negócios são:

• Empresário Individual (EI) – não pode haver sócios, um único dono responde pela administração e pode ter seu patrimônio confiscado em caso de dívida da empresa.

• Empresário Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI) – sem sócios, requer investimento mínimo de 100 salários mínimos na abertura e o dono não tem seu patrimônio pessoal vinculado ao da empresa.

• Sociedade Empresária Limitada (LTDA) – empresa com pelo menos dois sócios, sem interferência no patrimônio pessoal deles.

• Sociedade Simples – possível apenas para empresas de serviços com atividades regulamentadas com dois ou mais sócios. Pode ser Sociedade Simples Pura (todos os sócios precisam ser formados e habilitados naquela profissão, por exemplo, médicos, engenheiros etc.), ou Sociedade Simples Limitada (quando não atua só com atividade intelectual, por exemplo, atividades de treinamento gerencial que são regulamentadas pelo CRA, mas também podem incluir marketing, consultoria etc.).

Já quando trata-se do porte de empresas, as opções compatíveis com pequenos negócios são:

• Micro Empresa (ME) – faturamento anual até R$ 360 mil.

• Empresa de Pequeno Porte (EPP) – faturamento anual entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões.

Quando falamos de regime tributário, as opções são:

• MEI – para microempreendedores individuais que faturam até R$ 81 mil por ano.

• Simples Nacional – o queridinho dos pequenos empresários, pois todos os impostos e contribuições são unificados em uma única guia, o que facilita o pagamento. O limite de faturamento anual é R$ 4,8 milhões.

• Lucro Presumido – os requisitos são faturamento máximo de R$ 78 milhões por ano, entre outras restrições como não poder atuar como empresa pública, nem no setor financeiro. Os impostos são definidos de acordo com a atividade exercida.

E aí, conseguiu identificar qual o tipo, porte e regime tributário da sua empresa?

Apesar de estar bem resumido aqui, cada item tem suas particularidades e ninguém melhor que o seu contador para indicar quais os 3 pilares ideais para o seu negócio. Por isso, é imprescindível contar com um ótimo profissional.

2. Organize para não se perder

A segunda dica pode parecer óbvia, mas faz muita diferença na vida dos empreendedores!

Mesmo contando com o apoio de um contador, são os administradores do negócio que devem fornecer as informações para a contabilidade trabalhar. Ou seja, você precisa manter todos os documentos da empresa organizados para quando precisar deles não perder tempo procurando nem pagar multas para a Receita por causa de papéis perdidos.

Se pilhas de papel não fazem parte do seu plano de negócio, a dica é contratar um serviço de contabilidade online e tornar esse processo digital. Falaremos disso um pouco mais adiante.

Do que está ao seu alcance, é preciso criar uma rotina e evitar deixar tudo para o fim do mês, evitando, assim, surpresas desagradáveis como multas e notificações.

3. Fique sempre atualizado

Tudo bem, a gente entende que contabilidade não é o assunto mais legal do mundo, mas como vimos aqui, não dá para ignorar já que faz parte da vida do empreendedor.

Erros contábeis podem sair caro, por isso, ter uma noção básica dos principais conceitos e processos que acontecem no dia a dia da empresa é importante. Além de ser um ótimo começo para ter uma comunicação clara com seu contador!

Assine newsletters sobre empreendedorismo que englobam o assunto e fique sempre atualizado sobre as mudanças nas leis que afetam o seu negócio. Ler este artigo já é um ótimo primeiro passo!

Lembre-se que contabilidade é muito mais que simplesmente pagar impostos e pode ajudar na tomada de decisões estratégicas para sua pequena empresa crescer.

4. Conte com profissionais qualificados

Talvez você esteja um pouco perdido com tanta informação, mas a boa notícia é que você não precisa cuidar de tudo sozinho. Pelo contrário, ao ter apoio de contadores qualificados você será orientado e lembrado sempre que precisar fazer algo da rotina contábil.

Para pequenas empresas, um serviço de contabilidade online é especialmente vantajoso, uma vez que os profissionais são especializados em levar mais praticidade para a vida dos empreendedores e conversam de igual para igual.

Escolher um escritório de contabilidade online é o mais indicado para quem procura praticidade – e os valores também costumam compensar.

Já imaginou não precisar ir até o contador, fazer tudo pela internet e ganhar tempo para focar no que realmente precisa da sua atenção? Tudo isso é possível com a contabilidade digital.

Conhecer os diferentes tipos de pequenas empresas, organizar a rotina contábil e estar por dentro das mudanças do cenário são ótimas atitudes que ajudam a trilhar o caminho do sucesso nesse desafio diário que é empreender.

Porém, a dica mais valiosa que podemos deixar aqui é contar com um parceiro que entenda suas necessidades e que, de fato, facilite sua vida. Nesse caso, ninguém melhor que alguém que passou pelos mesmos desafios de empreender. A Contabilizei, por exemplo, começou pequena, há cinco anos, e hoje é o maior escritório de contabilidade do Brasil.

Agora que você já sabe como fazer a contabilidade de uma empresa, é hora de refletir se está fazendo da melhor forma. Para isso, que tal aprender um novo jeito? Conheça 10 motivos para optar pela Contabilizei e tenha uma preocupação a menos no seu dia a dia.