6 motivos para utilizar tecnologia em pequenas empresas

A tecnologia costumava ser vista como aumento de custo para as empresas. No século XXI, cenário em que pequenas empresas precisam desse tipo de solução se quiserem prosperar em um mercado tão competitivo, isso mudou: o valor para investimento tecnológico deixou de ser tão elevado, tornando possível a aquisição por negócios menores. Se te faltavam motivos para encontrar atalhos digitais para o seu negócio, aqui vai uma lista com 6 razões para investir em tecnologia.

Aumento de receita

Reduzir custos e aumentar receitas são objetivos que caminham juntos quando o assunto é tecnologia para pequenas empresas. Meios de pagamento eletrônico, por exemplo, possibilitam que seu cliente pague por seu produto ou serviço com diferentes cartões de crédito e débito. A pergunta “ah, mas você não aceita cartões?” vai ficar no passado e suas vendas tendem a aumentar.

Pequenas mudanças como uma máquina de cartões de crédito podem ser o que falta para seu negócio fazer sucesso. Considere fazer pequenos investimentos em tecnologia! (Foto: Unsplash)

Gestão de equipe

Outra possibilidade para usar tecnologia na pequena empresa é trabalhar com softwares de gerenciamento de equipe, como o Trello, que é gratuito, e o Asana, que é pago. Alinhar os processos entre setores distintos ou mesmo dentro de uma equipe facilita o cumprimento de prazos, diminui perdas decorrentes de atrasos e, por consequência, facilita o atingimento das metas e entrega de projetos.

Os principais benefícios destas ferramentas são:

• Gestão inteligente de equipes: torna-se fácil e prático delegar tarefas ao se ter visão clara dos processos tocados por cada colaborador;
• Gestão inteligente dos processos: atividades de rotina podem ser executadas com maior facilidade, sem interrupção do fluxo de trabalho;
• Redução nas “urgências”: a criação de um cronograma de atividades torna mais fácil gerenciar as atividades diárias; prazos são estabelecidos com maior eficácia, reduzindo demandas urgentes que atrapalham a finalização das tarefas do negócio.

Automatização de processos

Processos que tomam muito tempo acabam diminuindo a eficiência do seu negócio. Afinal, com uma equipe reduzida qualquer atividade mais demorada e burocrática pode minar o tempo qualitativo necessário para que sua empresa siga em frente.

Atualização de dados cadastrais, pagamentos a fornecedores, planejamento de estoque, gerenciamento de vendas, controle financeiro ou agendamento de prestação de serviços podem ser facilitados com um Sistema de Gestão Integrada , como o MarketUP, um software de gestão e vendas, totalmente gratuito. Há diversas opções no mercado desenvolvidas para pequenas, grandes e médias empresas.

Melhoria na comunicação

Uma das grandes dificuldades para lidar com equipes é manter um bom fluxo de comunicação. Conversas sem registro podem ser manipuladas, demandas acordadas verbalmente podem ser esquecidas e é possível até que ninguém se lembre de ter comentado sobre uma etapa de algum projeto. A tecnologia também auxilia nesta missão.

Ferramentas gratuitas, como o Slack e o Skype, possibilitam conversas por voz, texto ou vídeo de maneira instantânea e com registro a partir da internet. No caso do Gtalk ou Hangouts, ferramenta do Google, são armazenadas até 10 mil trocas de mensagens, enquanto o Skype possibilita que todos os registros sejam guardados no computador.

Uma reunião presencial que exigiria deslocamento pode ser substituída por uma conversa pela internet com a ajuda da tecnologia. Algumas soluções são gratuitas! (Foto: Unsplash)

Armazenamento de documentos

A lei exige que alguns documentos sejam armazenados por anos ou décadas. Isso, entretanto, não significa que você precisa manter todo os contratos em papel em um arquivo morto ou depósito. É possível que você digitalize documentos e ganhe espaço e segurança.

O Google Drive é um sistema de armazenamento em nuvem que possibilita que você salve os documentos da sua empresa com segurança na internet. 15 GB de armazenamento são gratuitos e você pode acessar e editar documentos, atas de reuniões ou projetos, arquivos, imagens e qualquer outro arquivo digital a partir de qualquer lugar do mundo com acesso à internet.

Compartilhamento de informações

O mesmo sistema de nuvem também facilita o compartilhamento de informações entre integrantes da sua empresa ou fornecedores e clientes. Se antes era preciso enviar um fax, hoje é possível que você e seu cliente redijam um contrato ou alterem dados de uma tabela juntos, por meio da internet.

Durante uma reunião com um cliente, por exemplo, você pode compartilhar um documento de texto via Google Drive, ou outro sistema do mesmo tipo, por meio de um link. Ao acessar o link, um cliente, fornecedor ou até o contador responsável pelo balanço da sua empresa terá acesso ao mesmo arquivo que você visualiza no seu computador, em tempo real. Isso economiza tempo e, como se sabe no mundo dos negócios, tempo é dinheiro.

Com um toque de tecnologia é possível fazer muito mais na sua empresa

O avanço tecnológico possibilitou que novas ferramentas fossem criadas com o objetivo de facilitar a vida do empreendedor. Se antes era preciso se reunir pessoalmente para elaborar um contrato, já é possível se comunicar pela internet com a sua equipe, mesmo que vocês estejam separados por vários quilômetros de distância, ou redigir um documento com seus clientes mesmo sem que vocês estejam na mesma sala.  

Com a diminuição do tempo gasto para executar tarefas no dia a dia, o tempo para você fazer o seu sonho dar certo vai ser maior! Qual solução tecnológica você já usa em sua empresa? Compartilhe sua tecnologia preferida com o Terra Empresas.